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关于印发《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》的通知
2015-11-03 07:24:00
〖发布日期:2015-11-03〗〖作者:〗
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统一编号:DAJ-2015-0002

       

               内蒙古自治区发展和改革委员会

         内 蒙 古 自治 区 档 案 局

 

                     内档联发〔20152

 

              关于印发《内蒙古自治区重大建设项目

            档案验收实施细则》的通知

 

各盟市发展改革委、档案局,区直有关单位:

   为加强重大建设项目档案管理,规范建设项目档案专项验收工作,根据《中华人民共和国档案法》、《内蒙古自治区档案条例》及《重大建设项目档案验收办法》的有关规定,结合实际修订了《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

 

                             内蒙古自治区发展和改革委员会

                              内蒙古自治区档案局

                              20141224

 

 内蒙古自治区重大建设项目

档案验收实施细则

 

   第一条 为加强重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》、《内蒙古自治区档案条例》、《重大建设项目档案验收办法》和国家有关规定制定本实施细则。

   第二条 本实施细则适用于自治区各级政府投资主管部门审批、核准的项目。

   本实施细则所称各级政府投资主管部门指各级政府发展改革部门、具有投资管理职能的经济部门。

   第三条 项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。

   第四条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,旗县级以上各级政府确定的重大建设项目都必须进行项目档案验收,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

   第五条 重大建设项目档案管理登记纳入项目档案验收内容。

   第六条 项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

   第七条 项目档案验收的组织:

   (一)自治区发改委组织竣工验收的项目,由自治区档案局组织项目档案的验收。

   (二)自治区发改委委托自治区行业主管部门组织竣工验收的项目,由自治区行业主管部门档案机构组织项目档案的验收。

   (三)自治区发改委委托盟市级政府投资主管部门组织竣工验收的项目,由盟市级档案行政管理部门组织项目档案的验收,验收结果报自治区档案局备案。

   (四)自治区以下各级政府投资主管部门组织竣工验收的项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。

   (五)自治区档案局对盟市档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询,必要时可组织预验收。

   第八条 项目档案验收组的组成:

   (一)自治区档案局组织的项目档案验收,验收组由自治区档案局、自治区行业主管部门、项目所在地盟市档案行政管理部门组成。

   (二)盟市档案行政管理部门组织的项目档案验收,验收组由盟市档案行政管理部门、盟市行业主管部门、项目所在地旗县市区档案行政管理部门组成。

   (三)旗县市区档案行政管理部门组织的项目档案验收,验收组由旗县市区档案行政管理部门、行业主管部门等单位组成。

   (四)自治区行业主管部门档案机构组织的项目档案验收,验收组由自治区行业主管部门档案机构、自治区档案局组成。

   (五)凡在城市规划区范围内建设的项目,验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

   (六)验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位人员担任。验收组成员需具备从事档案业务工作5年以上资格。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

   第九条 项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》(附件1)。

   第十条 申请项目档案验收应具备下列条件:

   (一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;

   (二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;

   (三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

   (四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

   第十一条 项目档案验收申请报告的主要内容包括:

   (一)项目建设及项目档案管理概况;

   (二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;

   (三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况;

   (四)说明竣工图编制的原则、范围及质量情况;

   (五)用事例说明档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

   (六)存在的问题及解决措施。

   第十二条 项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《内蒙古自治区重大建设项目档案验收标准》(附件2)进行全面自检。

   第十三条 验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复,组织验收组进行验收。

   第十四条 验收组召开项目档案验收会议,对项目建设单位(法人)档案工作进行检查、评价,出具项目档案验收意见。

   第十五条 项目档案验收一般应在项目竣工验收3个月之前完成。

   第十六条 项目档案验收会议的主要议程包括:

   (一)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

   (二)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

   (三)施工单位代表汇报项目档案收集、整理、归档情况;

   (四)验收组对项目档案工作有关情况进行询问;

   (五)验收组检查项目档案及档案管理情况;

   (六)验收组对项目档案质量进行综合评价;

   (七)验收组形成并宣布项目档案验收意见。

  第十七条 验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

   第十八条 检查项目档案,采取质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

  第十九条 验收应依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T282002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)和《内蒙古自治区重大建设项目档案验收标准》(附件2),对项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性进行评价。

  第二十条 项目档案验收一般不应少于一个工作日。

  第二十一条 项目档案验收结果分为合格与不合格。验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

  第二十二条 验收组出具的项目档案验收意见的主要内容包括:

  (一)项目建设概况;

  (二)项目档案管理情况,包括:项目档案工作的基础管理工作,项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类、数量,档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价,档案验收的结论性意见;

  (三)存在问题、整改要求与建议。

   第二十三条 项目档案验收组织单位对验收组形成的验收意见及相关材料审核同意后,向档案验收合格的项目单位下发文件。

   第二十四条 项目档案验收不合格的项目,由验收组提出整改意见,要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。

   第二十五条 本实施细则由内蒙古自治区档案局负责解释。

   第二十六条 其它建设项目的档案验收工作,可参照本实施细则执行。

   第二十七条 本实施细则自2015420日起施行,原《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》同时废止。

 

   附件:1.《重大建设项目档案验收申请表》

      2.《内蒙古自治区重大建设项目档案验收标准》

 

 

   附件1

          重大建设项目档案验收申请表

  

项目名称

 

审批(核准备案)机关

 

审核日期

 

投资规模

 

建设时间

 

建设单位

(法人)

 

设计单位

 

  

施工单位

 

  

监理单位

 

计划档案

验收日期

 

计划竣工

验收日期

 

联 系 人

 

联系电话

 

地址/邮编

 

电子信箱

 

申请单位

自检意见

 

 

 

 

                 (单位盖章)

                       

验收组织

单位意见

 

 

 

 

                 (单位盖章)

                       

 

 

   附件2 

         内蒙古自治区重大建设项目档案验收标准

   

序号

检 查 标 准

合格

不合格

存在的问题

项目档案基础管理工作

 

 

 

1

明确负责项目档案管理的机构或部门

 

 

 

2

明确项目领导分管项目档案管理工作

 

 

 

3

专、兼职项目档案管理人员及工作职责明确

 

 

 

4

专、兼职档案管理人员参加自治区档案局

的档案业务培训

 

 

 

5

结合项目建设的实际情况制定项目文件的归档制度,编制项目文件归档要求与档案整理办法,制定项目档案保管、利用制度

 

 

 

6

对本单位各职能部门档案收集、整理工作进行监督、指导

 

 

 

7

对各参建单位档案收集、整理工作进行监督、指导

 

 

 

8

项目档案管理纳入合同管理

 

 

 

9

按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》(档发字[1997]15号)的要求,向有关部门报送《国家重点建设项目档案管理登记表》

 

 

 

10

有必要的项目档案经费,配备计算机、复印机、照像机、摄像机等必要设备

 

 

 

11

项目档案纳入单位综合档案管理范围

 

 

 

工程前期管理文件及设计文件

 

 

 

12

工程项目建议书及批复文件

 

 

 

13

项目的可行性研究报告及工程项目评估、环境评价、节能评估等

 

 

 

序号

检 查 标 准

合格

不合格

存在的问题

14

初步设计委托书、合同

 

 

 

15

施工图设计及审批文件

 

 

 

16

工程基础文件材料(建设用地、征地批准文件、拆迁补偿协议、红线图、工程地质、水文地质勘探报告等)

 

 

 

17

招投标文件、承发包委托合同,设计、施工、监理合同等

 

 

 

施工文件

 

 

 

18

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要等

 

 

 

19

原材料采购合同、出厂质量合格证、质量鉴定报告等

 

 

 

20

设计变更、工程更改洽商单,材料、设备代用审批手续、技术核定单等

 

 

 

21

隐蔽工程文件:地基、基础工程、砖石结构工程、混凝土与钢筋土工程试验、测试等记录,隐蔽工程验收记录

 

 

 

22

单位工程、分部、分项质量检验评定报告

 

 

 

监理文件

 

 

 

23

监理规程、备忘录、报告、协调会纪要等文件

 

 

 

24

质量监督机构关于工程质量认证、评定的文件

 

 

 

25

工程质量事故报告、事故处理等文件

 

 

 

26

有关工程质量、进度、投资等方面的控制文件材料

 

 

 

序号

检 查 标 准

合格

不合格

存在的问题

设备文件

 

 

 

27

设备采购合同、出厂质量合格证、设备装箱单、开箱记录等

 

 

 

28

设备图纸使用说明书

 

 

 

29

设备安装调试记录等

 

 

 

竣工文件与竣工图

 

 

 

30

工程设计、施工、监理总结文件

 

 

 

31

质量评审材料

 

 

 

32

工程审计、财务决算报告

 

 

 

33

环保、水保、劳动安全、职业卫生、消防、档案等专项验收文件

 

 

 

34

委托设计单位出具的竣工图,有施工单位和监理单位的签字

 

 

 

35

竣工图章规格、项目符合规范要求

 

 

 

36

竣工图签署手续完备

 

 

 

37

更改内容在相关图纸和相关部位上修改到位并注明修改依据

 

 

 

38

竣工图更改超出面积35%的,重新绘制新图

 

 

 

39

竣工图按照GB/T10609.3统一折叠

 

 

 

40

外方提供的竣工图有外方签字确认

 

 

 

声像及电子文件

 

 

 

41

工程照片、录音、录像材料齐全完整归档

 

 

 

42

工程光盘、电子文件齐全完整归档

 

 

 

项目档案质量

 

 

 

43

项目档案分类、编号符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 118222008

 

 

 

序号

检 查 标 准

合格

不合格

存在的问题

44

组卷遵循项目文件的形成规律和成套性特点

 

 

 

45

卷内文件排列有序、编号规范

 

 

 

46

卷内文件目录、备考表填写规范

 

 

 

47

案卷题名拟写准确、规范

 

 

 

48

档案保管期限划分准确

 

 

 

49

编制项目档案案卷目录

 

 

 

50

开展项目档案计算机存储与检索

 

 

 

51

归档、移交手续完备

 

 

 

52

项目档案按照合同规定,已向生产使用单位或业主单位移交

 

 

 

项目档案的安全

 

 

 

53

档案库房、办公、阅览三室分开

 

 

 

54

档案库房采取八防措施

 

 

 

55

档案装具符合国家有关要求

 

 

 

56

归档文件制成材料符合耐久性要求

 

 

 

57

采取有效措施保证档案实体和档案信息安全,达到保密要求

 

 

 

 

                              内蒙古自治区档案局

                             内蒙古自治区发展和改革委员会

                                   2015 1 30

 

注:根据《内蒙古自治区规范性文件制定和备案监督办法》规定,本规范性文件有效期自2015420日起,不得超过5年。

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